Comment bien organiser sa journée en télétravail ?

Par Thomas DEROUA · 2 mois
Organiser sa journée en télétravail à domicile

Le télétravail s’impose désormais pour un bon nombre d’entre nous. Nous ressentons le sentiment d’isolement et le besoin d’appartenance à une équipe. Pourtant, établir une relation satisfaisante par email, téléphone ou par visioconférence peut s’avérer réellement compliquée lorsque l’on travaille à distance.

Pensez à conserver le lien social

Les chiffres démontrent que seulement 7% de la communication reçue par notre interlocuteur est verbale. Une bonne communication passe donc par différents canaux : expression de notre visage, gestes, attitude générale. C’est pour cette raison que la visioconférence se rapproche bien plus d’un échange réel que d’un email.

Pour que le message passe de manière fluide, il est important de penser à activer sa caméra, se rendre bien visible et de couper son micro dès que possible. Pour éviter de se couper la parole, le mieux est d’attendre un court instant après que notre interlocuteur ait terminé sa phrase avant de lui répondre.

Meeting vidéo visioconférence à distance en télétravail
Il est essentiel de prendre soin de son entourage, même à distance !

En pratique, comment s’y prendre pour garder le lien à distance ? Il existe des techniques de communication simples pour améliorer la qualité de nos relations. En premier lieu, pour avoir conscience de nos propres besoins, il faut savoir se poser les bonnes questions. De quoi ai-je besoin dans ma relation avec les personnes avec qui je travaille (collègue, associé, manageur, client) ? Ai-je besoin…

  • d’avoir des directives claires et des retours réguliers sur mon travail ?
  • de prendre et donner des nouvelles ?
  • de convivialité ?

Il faut aussi garder à l’esprit que chacun a des besoins différents des autres. Ce qui fonctionne pour nous ne fonctionnera pas forcément avec tout le monde. Enfin, il suffit d’observer, demander et écouter pour savoir simplement si son entourage a besoin de plus ou moins d’informations.

Gérez votre temps en amont

Au quotidien, notre attention est focalisée sur nos projets et nos tâches à réaliser mais il faut aussi considérer que la relation à distance est un projet à part entière, qui s’organise et qui évolue.

Prévoyez à l’avance des temps d’échange entre les différentes parties prenantes du projet sur lequel vous travaillez. Créez des rituels, planifiez des rendez-vous réguliers pour ancrer de nouvelles habitudes.

N’hésitez pas à communiquer clairement vos disponibilités (mais aussi indisponibilités) dans l’agenda. Mettez à jour votre statut sur les messageries instantanées pour ne pas être dérangé. Par ailleurs, limitez les canaux de communications : focalisez-vous sur un nombre restreint d’outils pour ne pas vous éparpiller.

Remettez régulièrement en question vos habitudes pour conserver ce qui fonctionne. Challengez ce qui pourrait être amélioré, il y a toujours une marge de progression possible ! Pensez aux autres, appelez au moins une personne par jour pour demander et donner des nouvelles. C’est l’occasion de se soutenir, de partager, d’échanger et de renforcer ses relations.

Enfin, pensez à prévoir des moments de calme pour vous recentrer en dehors des réunions. N’hésitez pas à couper les notifications pendant un certain temps pour vous concentrer sur vos tâches.

Attention au réflexe du « tout par email »

Pour conserver une dimension relationnelle forte, il est important de ne pas communiquer uniquement par email. Parfois un court échange vocal peut faire gagner beaucoup de temps. Vous éviterez par ailleurs de surcharger les boîtes mails de vos collègues. Mais alors, comment réussir au mieux vos appels vocaux malgré les conditions inhabituelles ?

Limitez le nombre de participants à une réunion et la durée à 1 heure maximum pour rester concentré. Prévoyez même plus court si cela peut suffire. Essayez de prévoir des temps de pause entre deux réunions. Ce n’est pas utile de les enchaîner, vous perdrez en productivité et en concentration. Veillez à rester concentré sur la réunion et ne faites pas autre chose en même temps.

Gardez une allure professionnelle et restez présentable, d’autant plus si votre webcam est activée. Faites attention à ce que le temps de parole soit équitablement réparti entre l’ensemble des participants. Si certains ne prennent pas ou peu la parole, remettez en question leur présence dans cette réunion. Cela allègera leur emploi du temps et leur permettra d’être vraiment utile sur d’autres tâches.

Enfin, terminez la réunion par un bilan, prenez des actions et échangez sur la façon d’améliorer le prochain rendez-vous.

Repenser son organisation en télétravail

Le télétravail engendre un nombre important de changements dans la semaine de travail. Il faut repenser les routines à la maison et les adapter : du petit déjeuner à la préparation du dîner.

Bien cadrer ses horaires de travail est essentiel : prévoyez des vrais temps de pause et des temps de déconnexion. Cela nécessite évidemment de se couper également des réseaux sociaux et des écrans de manière plus générale.

L’idéal est de séparer son espace professionnel et son espace personnel : identifier un espace/temps dédié à chacun. Profitez de votre chambre ou d’un bureau pour travailler et déjeunez dans le salon (ou inversement) pour faire une vraie coupure.

Trouvez des lieux proches de chez vous pour travailler, changer de cadre, et créer du lien avec d’autres personnes. Faites du coworking à domicile chez des amis avec TableCorner, trouvez des profils qui pourront vous apporter aide et soutien pendant votre journée de télétravail.

Indiquez à votre entourage (famille, conjoint·e, coworker d’un jour…) vos modalités de travail : horaires, atmosphère calme, espace réservé, partage de la bande passante si la connexion Internet est restreinte…

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Télétravail, oui, mais debout !

Restez en mouvement le plus souvent possible. Étirements ou yoga, exercices pour vous énergiser, prenez l’habitude de travailler debout à plusieurs moments de la journée. Un exemple simple : passez vos coups de téléphone debout. Faites quelques pas durant vos conversations téléphoniques et pensez à vous étirer une fois toutes les heures au moins. Vous pourriez même envisager de travailler debout avec un « standing desk » qui monte et qui descend à votre guise.

Le développeur et youtubeur Benjamin Code utilise un “standing desk” Flexispot.

Changez de tâche quand le besoin se ressent. Alternez la créativité et la production structurée afin de ne pas accumuler trop de stress en fin de journée. Utilisez le temps économisé sur le temps de transport pour être productif ou vous allouer du temps de repos.

Il y aurait encore pleins d’astuces à partager autour du télétravail et nous aurons l’occasion d’y revenir dans de nombreux articles présents sur ce blog. La crise du Covid a indéniablement remis en question nos méthodes de travail. Le télétravail va s’installer durablement pour les métiers qui ont la possibilité de l’exercer et il est important de bien s’y préparer.

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