Comment améliorer une visioconférence en télétravail ?

Par Pierre PINEAU · il y a 6 mois
Homme en visioconférence en télétravail sur Microsoft Teams

La visioconférence est devenue une pratique très répandue lorsque l’on travaille depuis son domicile. Il s’agit d’un exercice obligatoire pour rester en contact avec ses collègues ou continuer à communiquer dans de bonnes conditions avec ses clients. Néanmoins, il est important de suivre quelques conseils pour apparaître sous son meilleur jour devant sa webcam !

Choisir le bon outil de visioconférence

Le nombre d’outils permettant de passer des appels en visioconférence augmente tous les ans. Évidemment, la Covid n’a fait qu’accentuer cette tendance. Parmi cette monstrueuse quantité d’applications, lesquelles répondent au mieux aux exigences des réunions professionnelles ?

Microsoft Teams est devenu un leader dans ce milieu. Compris dans l’offre Office 365 de Microsoft, le successeur de Skype Entreprise est une solution plébiscitée par un grand nombre d’entreprises de toutes tailles. Autre leader qui a connu un essor fulgurant durant le confinement du : Zoom. Peu connu du public auparavant, l’entreprise basée à San José aux États-Unis revendique pas moins de 300 millions de participants par jour à des réunions. La solution, simple d’utilisation et proposant plusieurs fonctionnalités inédites, a vite séduit les entreprises. Elle est devenue très populaire auprès du grand public avec la démocratisation des « apéro-zoom » durant le confinement.

Visioconférence Zoom sur une ordinateur portable
Zoom est devenu un incontournable de la visioconférence pendant le confinement (Source : zoom.us)

Le géant Google n’est pas en reste avec son outil Google Meet spécialement conçu pour les entreprises puisqu’il est inclus dans tous les forfaits Google Workspace (un équivalent d’Office 365 qui propose plusieurs dizaines d’outils : mails, chat, suite bureautique…).

D’autres entreprises proposent des offres de visioconférence à des tarifs parfois plus élevés et/ou des fonctionnalités exclusives : Cisco Webex, Adobe Connect, Zoho Meeting

Au final, peu importe l’outil que tu comptes utiliser tant que tu le maîtrises avant de passer tes appels. C’est important de connaître les fonctionnalités de base pour ne pas paraître perdu pendant une appel en visioconférence. Partager son écran, ajouter un participant, envoyer une pièce jointe… sont des fonctionnalités phares que tu retrouveras partout. Fais des tests en amont !

Choisir son matériel audio et vidéo

Quelle caméra pour la visioconférence ?

Commençons par les bases : pour un appel en visioconférence de qualité, il est nécéssaire d’avoir du matériel de qualité. Évidemment, il n’est pas utile de débourser des milliers d’euros pour améliorer son installation mais quand les appels à distance deviennent une habitude récurrente, il peut être intéressant d’améliorer certains équipements. De cette manière, tes interlocuteurs, ainsi que toi-même, gagnerez en confort et en qualité, l’appel sera plus agréable et facile à suivre.

En ce qui concerne la vidéo, si tu travailles depuis un ordinateur portable ou un « tout-en-un » (ex : iMac), tu possède très certainement une webcam embarquée. La qualité peut suffire pour de nombreuses personnes mais si tu souhaites améliorer la vidéo (ou si tu possède un ordinateur fixe), tourne-toi vers une webcam externe. Logitech propose de très bons modèles filmant en 1080p (Logitech C920) et même en 4K (Logitech Brio).

Webcam Logitech C920 pour la visioconférence
La webcam Logitech C920 est un best-seller (Source : logitech.com)

Attention à la montée des prix récente ! La Covid et les différents confinements ont eu un impact non négligeable sur l’approvisionnement de nombreux composants électroniques. La demande autour des webcams est très forte, cela se ressent sur le prix…

N’oublie pas que tu es au centre de la conversation lorsque tu prends la parole. Ton audience souhaite donc te voir nettement afin d’avoir l’impression de te parler directement dans les yeux, comme on pourrait le faire lors d’une conversation dans la vie réelle. Positionne-toi de manière à ce que l’on puisse te voir des épaules à la tête.

Pour garder l’attention de ton interlocuteur et mieux le convaincre, maintiens un contact avec les yeux en regardant la caméra lorsque tu parles. Cela maintient une connexion. Il est important que ta webcam soit à hauteur de tes yeux. Pour se faire, tu peux surélever ton ordinateur portable. Dans le cas, où tu utilises une webcam externe, celle‑ci doit être aussi proche que possible de ton écran.

Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, car naturellement nos yeux se dirigent sur l’écran de l’ordinateur, en regardant la caméra, tu auras l’impression de rencontrer les yeux de ton interlocuteur

Un micro pour la visioconférence, utile ?

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la qualité audio est bien plus importante que la qualité vidéo. Fais le test : il est bien plus difficile de suivre un appel avec une superbe image mais un son qui sature ou grésille qu’un appel avec une image un peu moins bonne mais un son clair, limpide et sans bruit de fond.

Tout comme les webcams, bon nombre de machines possèdent un ou plusieurs micro intégrés pour capter ta voix. Ces derniers peuvent correctement faire l’affaire si tu restes dans un environnement calme. Néanmoins, pour garantir une qualité sonore accrue à tes interlocuteurs, il peut être judicieux d’utiliser des écouteurs ou un casque. Plus proches de la bouche, ces derniers capteront mieux le son de ta voix et laisseront moins passer les bruits environnants.

Si le besoin est présent et si ton budget le permet, l’achat d’un micro externe dédié peut être une bonne idée. Ces références de micros USB plug-and-play peuvent améliorer significativement la qualité de tes appels d’autant plus si tu pratiques des exercices tels que l’enregistrement de webinaires ou de podcasts : Blue Yeti, Elgato Wave:3, Rode NT

Micro Blue Yeti est simple et polyvalent.
Le micro Blue Yeti est un micro USB simple et polyvalent (Source : bluemic.com)

Avoir un bon éclairage

Avec un éclairage médiocre, tu ne donneras pas l’impression d’être à ton meilleur jour. Pense à convenablement éclairer la zone dans laquelle tu passes tes appels en visioconférence.

Si tu es dans une pièce avec une fenêtre, c’est-à-dire une lumière naturelle, installe-toi face à cette fenêtre. Ne t’assoies pas dos à la fenêtre car tes interlocuteur ne verront qu’une silhouette en contre-jour. Ne t’assoies pas non plus sous une lumière vive. Tu aurais des ombres sous les yeux, ce qui donnera l’air fatigué, et malheureusement plus vieux.

Si tu n’as pas de fenêtre ou que celle-ci est mal positionnée, essaie de trouver un éclairage à mettre devant toi. Une lampe de bureau ou une lampe d’appoint peuvent faire l’affaire. La meilleure solution reste des panneaux LED spécialement dédiés à cet usage (très souvent utilisés par les streamers de jeux vidéo). Les solutions de chez Elgato sont reconnus mais il existe des alternatives à plus bas prix.

Les éclairages Elgato sont utiles pour la visioconférence mais aussi le streaming de jeux vidéos.
Les éclairages Elgato sont parfaits pour la visioconférence… mais aussi le streaming de jeux vidéos (Source : elgato.com)

L’éclairage est un réel point important à prendre en compte qui peut nettement améliorer le rendu de tes appels. Même une caméra de qualité médiocre avec une scène bien éclairée donnera à ton image et à ton visage une meilleure apparence.

Si tu es salarié en télétravail et contraint de passer de nombreux appels, tu peux demander à ton entreprise de couvrir les frais pour l’achat d’éventuel matériel (webcam, casque…).

Soigne ton environnement

En deux mots : fais simple ! Soigner son environnement de travail est essentiel lorsque l’on travaille depuis son domicile. L’endroit n’est pas toujours initialement pensé comme un espace de travail dans lequel on pourrait virtuellement inviter ses collègues ou ses clients.

C’est pour cette raison qu’il est aussi important de soigner ce qui va clairement apparaître sur le champ de la caméra. Ton arrière-plan doit rester neutre, sobre et peu chargé. Ne t’installe pas devant un mur de photos ou de posters qui pourraient déconcentrer ton auditoire. Soigne la vue que les participants auront de ton domicile depuis la caméra. Si malgré tes efforts le résultat n’est pas à la hauteur de tes espérances, les principaux outils de visioconférence proposent de flouter ou de remplacer ton arrière-plan par une autre image.

Flouter son arrière-plan sur Microsoft Teams.
Microsoft Teams permet de flouter ton arrière-plan (Source : microsoft.com)

Ne te soucie pas du maquillage, tu ne passe pas sur un plateau TV et tes efforts pourraient au final te desservir. Un maquillage simple et léger fera l’affaire ! Idem pour ta tenue, reste sobre et évite les vêtements à fines rayures qui pourraient causer un effet moiré à l’écran (ondulations).

Enfin, pense aussi à toi ! Assois-toi dans une chaise confortable qui t’évitera de gesticuler tout au long de la réunion. Fais-en sorte de pouvoir t’hydrater et d’avoir de l’eau à disposition sans devoir te lever pendant la discussion. Éteins toute sorte de distraction sonore (télévision, radio, téléphone en mode silencieux…). Fais savoir à ton entourage ou tes collègues de coworking que tu es en ligne. Consulte notre article sur « Comment bien organiser sa journée en télétravail ? » pour en savoir plus sur la manière de gérer tes visioconférences quand tu travailles depuis chez toi.

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Une fin de visioconférence digne d’Hollywood !

Un problème récurrent est apparu suite à la multiplication des appels en visioconférence ces derniers temps : comment terminer la réunion ? Comment faire comprendre à tout le monde que tout est terminé ? Fais-tu un signe de la main ? Préféres-tu quitter instantanément l’appel en cours ? T’inquiètes-tu de ce que tout le monde va penser de toi la prochaine fois ?

L’ingénieur Scott Hanselman, de Microsoft, s’est penché sur ce problème. D’après ce qu’il explique sur Twitter, « Les réunions Teams se terminent toujours si bizarrement qu’on ne sait pas vraiment quand partir ». Scott a créé sa propre solution, particulièrement élégante : son propre générique de fin.

Désormais, quand ta réunion devient un film digne d’Hollywood, quoi de mieux qu’un générique pour finir en beauté ? Mis à part l’approche humoristique de l’ingénieur, l’idée de finir ta réunion avec un mot à l’écran ou une musique de fin qui arrive en fondue (comme une fin d’émission) pourrait être une solution claire et professionnelle pour mettre un terme à tes appels.

Même si ces fonctionnalités ne sont pas (encore) disponibles dans ton logiciel de visioconférence favori, des outils tierces comme mmhmm (on se demande aussi qui a pu choisir ce nom) permettent d’en ajouter et d’obtenir un bel effet « wahou » de ton auditoire !

Tu es désormais entièrement prêt à lancer tes visioconférences, qu’attends-tu pour impressionner ton auditoire ?

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